Sceau Privacybeleid
1. Wie we zijn
Galactic Automation BV, Wijnhuizestraat 44, 9620 Zottegem, België, ondernemingsnummer (KBO/BCE) 0768.244.354 ("Sceau Risk", "wij"), is verantwoordelijk voor de verwerkingen in dit beleid. Privacycontact: privacy@sceau.eu.
2. Twee rollen, duidelijk gescheiden
- Als verwerkingsverantwoordelijke — voor deze website, voor sales- en democontacten, voor de accounts van platformgebruikers, en voor facturatie en support.
- Als verwerker — voor de inhoud die onze klanten in hun Sceau Risk-tenant plaatsen (risicoregisters, beoordelingen, documenten, bewijsstukken, namen van risico-eigenaars, en dergelijke). Voor die inhoud is de klant de verwerkingsverantwoordelijke; wij handelen uitsluitend op diens gedocumenteerde instructies onder de verwerkersovereenkomst (DPA) die deel uitmaakt van elk abonnement. Verzoeken van betrokkenen over tenantinhoud richt u aan de betrokken klant; wij ondersteunen die klant zoals artikel 28 AVG vereist.
3. Wat we als verantwoordelijke verwerken, waarom, en op welke grondslag
| Context | Gegevens | Doel | Grondslag (AVG) | Bewaartermijn |
|---|---|---|---|---|
| Websitebezoek | Ingekort IP-adres, opgevraagde pagina, tijdstip, user agent (serverlogs) | Levering van de site, beveiliging, misbruikpreventie | Art. 6(1)(f) — gerechtvaardigd belang | Logs: max. 30 dagen |
| Demo / contact per e-mail | Naam, e-mail, organisatie, berichtinhoud | Uw vraag beantwoorden, een demo inplannen | Art. 6(1)(b) — precontractuele stappen op uw verzoek | 24 maanden na laatste contact |
| Platformaccount | Naam, zakelijk e-mailadres, rol, authenticatiegegevens, rechten, aanmeldgebeurtenissen | Toegang verlenen, rolgebaseerde rechten afdwingen, beveiliging | Art. 6(1)(b) — uitvoering van de overeenkomst | Looptijd abonnement + 30 dagen |
| Auditketen | Gebruikersidentificatie en tijdstip bij handelingen in het platform (goedkeuringen, handtekeningen, regeluitvoeringen) | Het manipulatiebestendige register dat de kern van de dienst vormt | Art. 6(1)(b) en 6(1)(f) | Looptijd abonnement; bij beëindiging geëxporteerd naar de klant en gewist |
| Facturatie | Facturatiegegevens, btw-nummer, betaalgegevens | Facturatie en boekhouding | Art. 6(1)(c) — wettelijke verplichting | 7 jaar (wettelijk) |
| Support | Correspondentie, door u aangeleverde diagnostische context | Uw probleem oplossen | Art. 6(1)(b) | 24 maanden na afsluiting |
Wij gebruiken geen trackingcookies, advertentie-identifiers, gedragsanalytics of marketingpixels van derden — niet op deze website en niet in het product. Zie het cookiebeleid (EN) voor de korte, volledige lijst.
4. AI-functies
De optionele copiloot "Vraag Sceau" verwerkt de vraag die een gebruiker typt en de tenantgegevens die nodig zijn om te antwoorden. Prompts en antwoorden worden gelogd in de eigen tenant van de klant. Tenantinhoud wordt niet gebruikt om modellen te trainen; de copiloot kan per tenant worden uitgeschakeld. Configureert een klant een externe modelaanbieder, dan wordt die vóór activatie vermeld in de verwerkersbijlage van de DPA.
5. Ontvangers en verwerkers
- Google Cloud EMEA Limited (Ierland) — hosting in de Belgische regio van Google Cloud (europe-west1, Saint-Ghislain), met dataresidentie beperkt tot de EU.
- Hetzner Online GmbH (Duitsland) / Hetzner Finland Oy — EU-eigen infrastructuur voor soevereine single-tenant-implementaties (Enterprise).
- Een EU-gevestigde aanbieder van transactionele e-mail — verzending van account- en notificatie-e-mails.
- Onze boekhouder en, waar wettelijk vereist, Belgische overheden.
De actuele volledige verwerkerslijst is opvraagbaar via privacy@sceau.eu en opgenomen in de DPA-bijlage. Wij verkopen nooit persoonsgegevens.
6. Doorgiften buiten de EER
Alle productieverwerking gebeurt binnen de Europese Economische Ruimte. Wij geven geen persoonsgegevens door aan derde landen. De uiteindelijke moedermaatschappij van onze standaard-infrastructuurleverancier is Amerikaans; ons contract loopt met haar EU-entiteit onder AVG-voorwaarden met EU-dataresidentie, en elke bijkomstige doorgifte zou gedekt zijn door waarborgen uit hoofdstuk V (SCC's / EU-VS DPF). Mocht dat ooit wijzigen voor een specifieke optionele functie, dan enkel met passende waarborgen onder hoofdstuk V AVG en na voorafgaande kennisgeving in de DPA-bijlage.
7. Beveiliging
Maatregelen omvatten: tenantisolatie via PostgreSQL row-level security (fail-closed), rolgebaseerde toegang met functiescheiding, versleuteling onderweg (TLS) en in rust, geharde EU-infrastructuur, intern least-privilege-beheer, logging op een manipulatiebestendige hashketen, en geteste back-up- en herstelprocedures.
8. Uw rechten
Onder de AVG kunt u verzoeken om inzage, verbetering, wissing, beperking en overdraagbaarheid, en bezwaar maken tegen verwerking op grond van gerechtvaardigd belang. Schrijf naar privacy@sceau.eu; wij antwoorden binnen één maand. Berust een verwerking op toestemming, dan kunt u die te allen tijde intrekken.
U kunt ook klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, gegevensbeschermingsautoriteit.be — of bij de toezichthouder van uw gewone verblijfplaats.
9. Geautomatiseerde besluitvorming
Wij onderwerpen u niet aan uitsluitend geautomatiseerde besluiten met rechtsgevolgen of vergelijkbaar aanzienlijke gevolgen. Platformoutput (scores, prognoses, aanbevelingen) is beslissingsondersteuning voor opgeleide gebruikers van onze klanten, met openlegging van de onderliggende factoren.
10. Minderjarigen
De website en de dienst richten zich tot professionele organisaties en zijn niet bedoeld voor minderjarigen.
11. Wijzigingen
Wezenlijke wijzigingen publiceren we hier met een nieuw versienummer en ingangsdatum; klanten verwittigen we via het platform bij wijzigingen die de dienst raken.